Czy mogę wystawić rachunek bez firmy? Czy osoba fizyczna może wystawić fakturę VAT? A w końcu: jak wystawić fakturę bez działalności? Takie i inne pytania nurtują wiele osób, które rozpoczynają pracę na własny rachunek albo pracują w wolnym zawodzie ale nie chcą zakładać działalności gospodarczej. Odpowiedzi należy szukać w ustawie o VAT, a w razie dalszych wątpliwości warto skonsultować się z dobrą księgową.
Wystawienie rachunku przez osobę fizyczną
Chciałbyś świadczyć usługi i zarabiać na nich, ale jednocześnie nie zakładać firmy? To możliwe! Możesz zarabiać, podpisując z nabywcą twojej usługi umowę cywilnoprawną np. umowę zlecenie. Zdarza się jednak, że zleceniodawca prosi o wystawienie faktury VAT. Czy wystawianie faktur bez firmy jest możliwe? Wyjaśniamy, jak wystawić fakturę bez działalność gospodarczej.
Faktura VAT bez firmy – czy to możliwe?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, bez problemu wystawiają faktury swoim klientom. A jak wygląda ta kwestia w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej? O tym, kto może wystawić fakturę, mówi ustawa o VAT. Zgodnie z jej artykułem 106b ust. 1, do wystawienia faktury są zobowiązane osoby, wykonujące czynności opodatkowane. Kto więc jest podatnikiem? Doprecyzowuje to artykuł 15 ust.1 oraz ust. 2 tej samej ustawy. Zgodnie z nim, podatnikami są:
- osoby prawne,
- jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej,
- osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust.2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności (chodzi tu o wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym także rolników oraz osób wykonujących wolne zawody).
Co wynika z tej definicji?
Podatnikiem VAT może zostać osoba fizyczna uznana za prowadzącą działalność w rozumieniu ustawy o VAT, bez względu na to czy posiada zarejestrowaną działalność gospodarczą w CEIDG.
Fakturę VAT może zatem wystawić osoba, która zarejestrowała się jako czynny podatni VAT wysyłając wniosek VAT-R do Urzędu Skarbowego właściwego wg miejsca zamieszkania.
Wzór Faktury Vat do pobrania poniżej:
Kto nie jest podatnikiem VAT, czyli nie może wystawić faktury VAT?
Fakturę bez VAT może wystawić osoba, która nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a korzysta ze zwolnienia. Główne kategorie podatników, które mogą wystawiać faktury bez VAT:
1. Podmioty zwolnione podmiotowo: podatnicy, których roczny obrót nie przekracza określonego limitu (na rok 2024 limit wynosi 200 000 PLN). Takie podmioty mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, o ile nie zrezygnują z tego zwolnienia dobrowolnie. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT
2. Podmioty zwolnione przedmiotowo: niektóre rodzaje działalności są zwolnione z VAT ze względu na specyfikę wykonywanych usług lub sprzedawanych towarów, np. usługi edukacyjne, medyczne, finansowe. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT
Korzystając ze zwolnienia z VAT, na Twoich fakturach nie uwzględniasz podatku od towarów i usług – w miejscu na stawkę VAT wpisujesz „ZW”, czyli zwolniony. W przypadku zwolnienia przedmiotowego, dodatkowo obowiązkowo należy wpisać powód korzystania ze zwolnienia. W przypadku zwolnienia podmiotowego, oznaczenie powodu korzystania ze zwolnienia jest dobrowolne.
Faktura bez VAT podatnika, który korzysta ze zwolnienia z VAT co do zasady powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Wzór faktury bez VAT do pobrania poniżej:
Rachunek wystawiany przez osobę fizyczną to alternatywa dla faktury?
Nie każda samodzielnie wykonywana działalność jest działalnością gospodarczą. Zgodnie z artykułem 15 ust. 3 i 3a ustawy o VAT, za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą nie uznaje się czynności i usług:
- z których tytułu przychody zostały wymienione w art. 12 ust. 1–6 ustawy PIT (mowa tu głównie o umowie o pracę),
- z których tytułu przychody zostały wymienione w art. 13 pkt 2–9 ustawy PIT (mowa o umowach o dzieło oraz umowach zlecenie),
- wykonywanych przez twórców i artystów wykonawców w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych, wynagradzanych w formie honorariów za przekazanie lub udzielenie licencji do praw autorskich lub praw artystycznego wykonania albo ich wykonanie, w tym również wynagradzanych za pośrednictwem organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.
Jak należy rozumieć te przepisy? Osoba fizyczna, która otrzymuje wynagrodzenie z tytułu stosunku cywilnoprawnego takiego jak umowa o dzieło lub umowa zlecenie, nie jest podatnikiem VAT.
Oznacza to, że nie ma prawa wystawić faktury VAT. Czy osoba prywatna może wystawić rachunek i czy rachunek to faktura w tej sytuacji?
W przypadku nieposiadania statusu podatnika VAT (czynnego czy też zwolnionego z VAT), osoba fizyczna świadcząca usługi w ramach umowy cywilnoprawnej np. umowy zlecenia może rozliczyć się z klientem, wystawiając rachunek, będący potwierdzeniem wykonania usługi.
Rachunek wystawiony przez osobę fizyczną jest dokumentem zbliżonym do faktury. Powinien zawierać:
- imię i nazwisko nabywcy oraz sprzedawcy,
- adresy nabywcy oraz sprzedawcy,
- ilość towarów lub usług,
- ceny jednostkowe towarów lub usług,
- datę wystawienia i numer rachunku,
- sumę do zapłacenia.
Rachunek od osoby prywatnej nie zawiera NIP-u nabywcy oraz sprzedawcy, a także terminów zapłaty i stawki VAT.
Wzór rachunku do pobrania
Wystawienie faktury bez firmy – działalność nierejestrowana
Jak wynika z treści art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Mając na uwadze powyższą definicję, można stwierdzić, że prowadzenie działalności nierejestrowanej spełnia kryteria działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT, a co za tym idzie, te same przepisy będą mieć zastosowanie dla działalności nierejestrowanych jak i działalności gospodarczych.
W związku z tym, że ustawa o VAT nie zawiera odrębnych przepisów dotyczących wystawiania faktur w przypadku, gdy podmiotem wystawiającym jest podatnik wykonujący działalność nierejestrowaną, faktura taka nie będzie się różnić od faktury wystawionej przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.
To oznacza, że podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną w zależności od rodzaju dokonywanej sprzedaży:
- może być czynnym podatnikiem podatku VAT – wystawia faktury VAT
- może korzystać ze zwolnień podmiotowych (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) oraz przedmiotowych (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) – wystawia rachunek lub fakturę bez VAT na żądanie
Jeżeli podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną jest czynnym podatnikiem VAT, to wystawiona przez niego faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług uprawnia nabywcę do odliczenia podatku naliczonego.
Przy działalności nierejestrowanej jesteś zwolniony z obowiązku wystawiania faktur, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT. Na żądanie kupującego masz obowiązek wystawić klientowi rachunek lub fakturę. Takie żądanie klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.
Rachunek powinien zawierać co najmniej:
- numer kolejny
- datę wystawienia
- dane sprzedawcy i nabywcy
- nazwę usługi
- kwotę do zapłaty.
Twoja faktura musi zawierać co najmniej:
- datę wystawienia
- numer kolejny
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi
- kwotę należności ogółem.
Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania.
Wzór faktury dla działalności nierejestrowanej z VAT do pobrania
Wzór faktury dla działalności nierejestrowanej bez VAT do pobrania
Wzór rachunku dla działalności nierejestrowanej do pobrania