Prowadzenie własnej działalności gospodarczej daje dużą swobodę, ale wiąże się również z licznymi obowiązkami, w tym z przestrzeganiem przepisów podatkowych. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy, musi zadbać o poprawne rozliczenia z fiskusem, przestrzegać terminów i skrupulatnie prowadzić dokumentację. Oto kluczowe aspekty obowiązków podatkowych, o których warto pamiętać, aby działalność mogła sprawnie i legalnie funkcjonować.
1. Wybór formy opodatkowania działalności
Już przy rejestracji działalności gospodarczej przedsiębiorca musi zdecydować się na formę opodatkowania. W Polsce dostępne są trzy główne formy opodatkowania:
• Skala podatkowa (zasady ogólne): 12% do 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty rocznego dochodu.
• Podatek liniowy: 19% niezależnie od wysokości dochodu.
Pamiętaj! Stracisz prawo do opodatkowania podatkiem liniowym, jeżeli uzyskasz przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie lub z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną, świadcząc usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy.
Dotyczy to jednak tylko takich usług, które ty lub jeden ze wspólników spółki wykonywaliście lub wykonujecie w roku podatkowym w ramach stosunku pracy (umowa o pracę) lub spółdzielczego stosunku pracy. W tej sytuacji zostaniesz opodatkowany na zasadach ogólnych za cały rok podatkowy, w którym taka utrata miała miejsce.
Wybór podatku liniowego jest możliwy dopiero od roku następującego po roku podatkowym, w którym pracowałeś na rzecz byłego pracodawcy (w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy).
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: dla przedsiębiorców prowadzących działalność w określonych branżach.
Pamiętaj! nie możesz stosować ryczałtu, jeśli:
- twoje przychody z działalności gospodarczej w poprzednim roku przekroczyły 2 mln euro*
- suma przychodów wszystkich wspólników przekroczyła 2 mln euro*, jeśli prowadzisz działalność w formie spółki handlowej
- korzystasz z opodatkowania w formie karty podatkowej
- korzystasz, na podstawie innych przepisów, z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego
- uzyskujesz przychody z tytułu prowadzenia aptek, kantorów oraz handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych
- wytwarzasz wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii
- świadczysz usługi bądź sprzedajesz towary na rzecz byłego pracodawcy, dla którego pracowałeś w poprzednim roku podatkowym
Każda z tych form ma swoje plusy i minusy, a także różne wymagania dotyczące ewidencjonowania przychodów i kosztów. Dlatego wybór odpowiedniej formy warto dostosować do specyfiki i dynamiki działalności oraz planowanych dochodów i weryfikować ją corocznie. W przypadku chęci zmiany, czas na zgłoszenie wybranej na dany rok formy opodatkowania jest do 20-tego lutego każdego roku.
2. Prowadzenie rzetelnie odpowiedniej ewidencji księgowej
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania przychodów i kosztów. W zależności od wybranej formy opodatkowania przedsiębiorca może być zobligowany do prowadzenia:
• Księgi przychodów i rozchodów (KPiR) – dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych i podatkiem liniowym.
• Ewidencji przychodów – dla osób opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
• Pełnej księgowości – w przypadku spółek kapitałowych lub przedsiębiorców, których przychody przekraczają określony limit.
Pełną księgowość od stycznia 2024 roku musiały wdrożyć firmy, które w 2023 osiągnęły limit 9 218 200 zł przychodów.
Skrupulatne prowadzenie dokumentacji to klucz nie tylko dla rozliczeń podatkowych, ale także dla kontroli własnych finansów i ewentualnych audytów.
3. Obowiązek rozliczania VAT
• Deklaracje VAT: Są składane co miesiąc lub co kwartał, w zależności od wybranej metody rozliczeń.
• Rejestr sprzedaży i zakupu: Przedsiębiorca musi prowadzić rejestr wszystkich faktur sprzedaży i zakupu, aby móc prawidłowo obliczyć wysokość podatku do zapłaty lub nadwyżki VAT do zwrotu.
- Limit rejestracji jako podatnika VAT czynnego:
Jeśli korzystasz z podmiotowego zwolnienia z VAT pilnuj limitu sprzedaży do 200 000 zł rocznie. Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, nie musisz rejestrować się do VAT, gdy przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy – w proporcji do okresu sprzedaży – równowartości 200 tys.
| Podatnik VAT czynny | Podatnik VAT zwolniony | |
| Obowiązki | zarejestrowanie się do VAT – składanie JPK_VAT – prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów VAT – płacenie VAT – wystawianie faktur VAT | prowadzenie ewidencji uproszczonej – wystawianie faktur na żądanie nabywcy (ze stawką ”zw”, czyli zwolniony) |
| Prawa | pomniejszanie VAT należnego o VAT naliczony | dobrowolna rejestracja VAT jako podatnik zwolniony |
- Kontrola kiedy nie będzie przysługiwało zwolnienie podmiotowe:
Musisz płacić VAT od początku prowadzenia działalności gospodarczej, niezależnie od wysokości przychodów, jeśli zajmujesz się sprzedażą towarów lub usług wymienionych w ustawie o VAT lub jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego ale rozpoczynasz sprzedawać towary m. in.
- towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (na przykład metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)
- towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji
- w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części
- tereny budowlane
- nowe środki transportu
- przez Internet takie towary jak:
- preparaty kosmetyczne i toaletowe
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne
- urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego
- maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane
- hurtowo i detalicznie części do:
- pojazdów samochodowych
- motocykli
oraz świadczyć usługi:
- prawnicze
- w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego)
- jubilerskie
- ściągania długów, w tym factoringu.
Pamiętaj! W takim przypadku musisz rozliczać VAT nawet wtedy, gdy nie przekroczysz 200 tys. zł limitu sprzedaż
- Obowiązek rejestracji do VAT-UE:
Jeśli nie jesteś zarejestrowany do transakcji unijnych (VAT-UE) i planujesz dokonać zakupu z Unii Europejskiej konieczna jest rejestracja do VAT-UE przed dokonaniem takiego zakupu.
Jeśli podatnik jest zwolniony z VAT, to jego obowiązek rejestracji do VAT-UE zaczyna się w momencie, kiedy wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekracza kwotę 50 000 złotych lub gdy świadczył on lub nabył usługę we współpracy z kontrahentem, gdzie miejscem wykonania transakcji był kraj nabywcy.
Zakup zagraniczny może wiązać się z zapłatą podatku u źródła np. zakup usług reklamowych.
4. Obowiązek rozliczeń zaliczek na podatek dochodowy
Przedsiębiorca jest zobowiązany do wpłacania zaliczek na podatek dochodowy w wybranym trybie: miesięcznym lub kwartalnym. Zaliczki te wyliczane są na podstawie bieżących dochodów firmy, co umożliwia rozłożenie płatności na części zamiast jednorazowej wpłaty podatku na koniec roku. Wybór odpowiedniej formy rozliczeń podatku dochodowego może poprawić płynność finansową oraz zoptymalizować podatki w przypadku sezonowości działalności.
• Zaliczkę na podatek dochodowy należy wpłacić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.
• Wybór zaliczek kwartalnych jest dostępny dla małych podatników oraz osób rozpoczynających działalność.
Wybór dokonuje się poprzez pierwszy w roku przelew podatku z odpowiednim symbolem oraz okresem za jaki jest realizowany.
5. Sporządzanie rocznego zeznania podatkowego i uwzględnienie dostępnych ulg podatkowych
Na koniec roku przedsiębiorca musi rozliczyć się z całorocznego dochodu poprzez złożenie rocznego zeznania podatkowego. W zależności od formy opodatkowania, mogą to być:
• PIT-36 – dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych.
• PIT-36L – dla osób na podatku liniowym.
• PIT-28 – dla osób opodatkowanych ryczałtem.
Zeznanie to składane jest do 30 kwietnia roku następnego i jest konieczne, aby zamknąć rok podatkowy. Warto także pamiętać o uwzględnieniu w zeznaniu podatkowym ewentualnych ulg i odliczeń, które mogą pomóc w obniżeniu wysokości podatku do zapłaty.
6. Odprowadzanie składek na ZUS
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są obowiązkowe i powinny być regularnie odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki te obejmują:
• Ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe.
• Ubezpieczenie zdrowotne.
• Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne).
Terminy wpłat zależą od formy działalności: przedsiębiorcy opłacają składki do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a spółki – do 15. dnia miesiąca.
7. Terminowe archiwizowanie dokumentacji podatkowej
Przepisy wymagają przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie podatkowe. Dotyczy to faktur, paragonów, umów i wszystkich dokumentów związanych z działalnością gospodarczą. Prawidłowe archiwizowanie dokumentów jest kluczowe w przypadku ewentualnych kontroli ze strony urzędów skarbowych. Przedsiębiorca powinien zadbać o zmniejszenie ryzyka utraty danych poprzez np. stworzenie elektronicznej wersji dokumentów.
8. Śledzenie zmian w przepisach podatkowych
Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się często, a zmiany mogą wpływać na rozliczenia przedsiębiorców. Ważne jest, aby być na bieżąco z nowymi regulacjami oraz dostosowywać swoje działania do aktualnych przepisów. Warto rozważyć współpracę z doradcą podatkowym, który pomoże w interpretacji przepisów i zapewni prawidłowe rozliczenia.
9. Poprawne wystawianie faktur oraz stosowanie oznaczeń
Jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym, możesz być zobowiązany do oznaczania niektórych transakcji sprzedaży odpowiednimi kodami GTU.
- sprzedaż alkoholu – kod GTU 1
- handel paliwem – kod GTU 2
- sprzedaż oleju opałowego i olejów smarowych – kod GTU 3
- wyroby tytoniowe – kod GTU 4
- handel odpadami, surowcami wtórnymi itp. – kod GTU 5
- urządzenia elektroniczne – kod GTU 6
- sprzedaż pojazdów i części – kod GTU 7
- wyroby z metali szlachetnych i nieszlachetnych, jubilerskie – kod GTU 8
- handel lekami – kod GTU 9
- budynki i budowle – kod GTU 10
- usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych – kod GTU 11
- usługi o charakterze niematerialnym , m.in. doradcze, księgowe, prawne, zarządcze, szkoleniowe, marketingowe, firm centralnych (head offices), reklamowe, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych. – kod GTU 12
- usługi transportowe i gospodarki magazynowej – kod GTU 13.
Zwróć uwagę na poprawność Twoich danych zamieszczonych na fakturze: nazwa firmy (imię i nazwisko), adres, NIP.
Jeżeli jesteś sprzedawcą i wystawiasz fakturę na kwotę przekraczającą lub równą 15 000 zł obejmującą dostawę towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT musisz zawrzeć na tej fakturze oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”.
10. Weryfikacja kontrahentów
Warto sprawdzić kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy, by uniknąć ryzyka transakcji z nieuczciwymi partnerami, utraty pieniędzy czy towaru oraz zabezpieczyć się przed solidarną odpowiedzialnością podatkową. Informacje o krajowych i zagranicznych firmach można znaleźć w bezpłatnych rejestrach internetowych, które pozwalają zweryfikować rejestrację działalności i status podatkowy.
- wyszukiwarka CEIDG
- wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego.
- Sprawozdanie finansowe kontrahenta sprawdzisz bezpłatnie w Przeglądarce dokumentów finansowych, podając jego numer KRS.
- wyszukaj podmiot w REGON.
- wykaz podatników VAT, czyli tak zwana Biała lista.
- rejestr VIES
- wyszukaj dłużnika w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych
- wyszukaj w Biurze Informacji Kredytowej
11. BDO i opłaty recyklingowe
Pamiętaj o pobraniu odpowiednich opłat od klientów oraz złożeniu sprawozdań jeśli przy sprzedaży towarów korzystasz z reklamówek, opakowań lub Twoja działalność generuje odpady.
12. Poprawne realizowanie zapłaty za faktury i dopilnowanie terminów płatności
Aby prawidłowo zrealizować płatność za fakturę pod względem podatkowym, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii:
a. Forma płatności: W przypadku faktur na kwoty powyżej 15 000 zł konieczne jest dokonanie płatności przelewem, zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W przeciwnym wypadku taki wydatek nie będzie firmowym kosztem. Unikanie płatności gotówkowych jest też dobrą praktyką, która minimalizuje ryzyko podatkowe.
b. Mechanizm podzielonej płatności (split payment): Przy fakturach z kwotą VAT na towary lub usługi wrażliwe na oszustwa (np. elektronika, stal), ustawodawstwo może wymagać zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Oznacza to, że kwota netto powinna zostać przelana na konto sprzedawcy, a kwota VAT – na specjalne konto VAT.
c. Sprawdź rachunek kontrahenta na Białej Liście
Jeśli wartość transakcji wynosi 15.000 zł brutto lub więcej, zanim zlecisz przelew, sprawdź czy rachunek bankowy z faktury widnieje na białej liście. Jeśli wysłałeś przelew na niezgłoszone konto, złóż zawiadomienie do urzędu skarbowego. Masz na to 7 dni. W przeciwnym wypadku taki wydatek nie będzie firmowym kosztem.
d. Zgodność danych: Przed dokonaniem płatności warto sprawdzić, czy dane kontrahenta, takie jak numer konta bankowego i NIP, są zgodne z tymi podanymi na fakturze oraz w oficjalnych rejestrach. Może to pomóc w uniknięciu potencjalnych problemów z organami podatkowymi.
e. Terminy płatności: Pilnowanie terminów jest kluczowe, ponieważ nieterminowe płatności mogą wpłynąć na sposób rozliczenia VAT i CIT. Warto też dbać o terminowe księgowanie kosztów, co ma wpływ na obliczenie zaliczek na podatek dochodowy.
Pamiętaj! Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi odzyskać VAT oraz obniżyć PIT od niezapłaconych należności, jeśli dłużnik nie ureguluje faktury w ciągu 90 dni od terminu płatności. Wierzyciel może skorygować VAT należny oraz przychód podatkowy, zmniejszając swoje zobowiązanie podatkowe, pod warunkiem że obie strony są podatnikami VAT i nie są w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub upadłościowym. Dłużnik musi wtedy skorygować VAT naliczony, co zwiększa jego zobowiązanie.
f. Archiwizacja dokumentów: Dowody zapłaty, potwierdzenia przelewów i dokumenty związane z fakturą należy przechowywać przez wymagany prawem okres, aby w razie kontroli wykazać poprawność rozliczeń.
g. Kontrola wierzytelności
Przedsiębiorca powinien kontrolować swoje wierzytelności, aby utrzymać płynność finansową firmy, minimalizować ryzyko utraty środków i uniknąć przedawnienia należności. Regularne monitorowanie umożliwia szybkie reagowanie na opóźnienia w płatnościach i ogranicza ryzyko powstania trudnych do odzyskania należności. Ponadto kontrola wierzytelności pozwala na podjęcie działań windykacyjnych i korzystanie z ulg podatkowych, takich jak ulga na złe długi, zanim należności się przedawnią. Dzięki temu przedsiębiorca lepiej zarządza finansami i zapobiega stratom spowodowanym przedawnieniem długów.
Pamiętaj! Wierzytelności wynikające z działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach. Dotyczy to np. faktur za towary i usługi wystawionych na kontrahentów.
Dbanie o zgodność z przepisami podatkowymi przy realizacji płatności za faktury pomoże uniknąć ryzyka sankcji oraz poprawić relacje z organami podatkowymi.
13. Limit kasy fiskalnej
Jeśli planujesz sprzedaż osobom prywatnym, możesz potrzebować kasy fiskalnej, chyba że Twoja roczna sprzedaż nie przekracza 20.000 zł (lub proporcjonalnie od momentu rozpoczęcia działalności). Warto skonsultować się z księgowym, aby ustalić, czy musisz ją zakupić.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do zapoznania się z zasadami ewidencji na kasie i złożenia odpowiedniego oświadczenia. Od 2022 roku, jeśli na paragonie nie ma NIP nabywcy, nie można wystawić faktury. Od 2025 roku kasy fiskalne online muszą być zintegrowane z terminalami płatniczymi. Od stycznia 2022 r. przedsiębiorcy muszą umożliwić płatności bezgotówkowe. Każda kasa fiskalna wymaga weryfikacji stawek VAT. Możliwe jest skorzystanie z ulgi podatkowej przy zakupie kasy lub terminala płatniczego.
14. Informuj swojego księgowego na bieżąco
Przedsiębiorca powinien informować swoją księgową o różnych kwestiach, aby zapewnić prawidłowe prowadzenie księgowości i przestrzeganie przepisów podatkowych. Oto kilka kluczowych informacji, które powinny być regularnie przekazywane:
Dane identyfikacyjne firmy: Zmiany w nazwie, adresie siedziby, numerze NIP, REGON czy KRS.
Zdarzenia gospodarcze: Każda transakcja wpływająca na finanse firmy, w tym sprzedaż, zakupy, przychody, wydatki, a także transakcje wewnątrzwspólnotowe.
W ramach działalności gospodarczej korzystasz z nieodpłatnych świadczeń np.
pakiet medyczny, karta sportowa, ubezpieczenie, promocje moneyback?
Poinformuj o tym księgowego, ponieważ przychody z nieodpłatnych świadczeń
muszą zostać opodatkowane w ramach działalności.
Zatrudnienie: Informacje o zatrudnieniu pracowników, zmiany w umowach o pracę, wynagrodzenia, odprowadzane składki ZUS.
Koszty uzyskania przychodu: Dowody i dokumenty potwierdzające wydatki, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Wnioski o ulgi i dotacje: Informacje o ubieganiu się o ulgi podatkowe, dotacje lub inne formy wsparcia finansowego.
Dane o majątku: Informacje o nabywanych lub sprzedawanych środkach trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Pamiętaj, że najem prywatny często jest pomijany w rozliczeniach a powinien być wykazywany przez czynnego podatnika VAT.
Rozliczenia z kontrahentami: Wszelkie ustalenia dotyczące płatności, terminy oraz ewentualne opóźnienia w regulowaniu zobowiązań.
Szczególnie jeśli nie opłacisz lub kontrahent nie opłaci Twoich należności w ciągu 90 dni w celu zastosowania ulgi na złe długi.
Jeśli prowadzisz sprzedaż lub dokonujesz zakupów w walucie (faktura
sprzedaży lub zakupu w walucie) – pamiętaj, żeby przesłać potwierdzenie
zapłaty do takiej faktury. Księgowy musi rozliczyć różnicę kursową.
Poinformuj również o zmianach, które mają wpływ na rozliczenia podatkowe:
- kopii książki zwrotów i reklamacji,
- protokołów likwidacji,
- ewidencji wydanych nagród lub prezentów
- ewidencji pomyłek na kasie fiskalnej
- Allegro Smart lub innych bonów
Plany biznesowe: Informacje o planowanych inwestycjach, zmianach w strategii firmy czy planowanych działaniach marketingowych, które mogą wpłynąć na finanse.
Regularna komunikacja i udzielanie tych informacji księgowej pomoże w utrzymaniu porządku w dokumentacji, prawidłowym rozliczaniu podatków i uniknięciu potencjalnych problemów z organami skarbowymi.
Podsumowanie
Przestrzeganie obowiązków podatkowych to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na prowadzenie działalności bez ryzyka finansowych konsekwencji. Regularne i poprawne rozliczenia z fiskusem pozwalają uniknąć kar, a także lepiej zarządzać finansami firmy. Aby usprawnić procesy, warto rozważyć korzystanie z usług księgowych lub doradców podatkowych, którzy zapewnią zgodność z przepisami oraz pomogą w efektywnej optymalizacji podatkowej.