Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga odpowiedniego zarządzania kosztami, by obniżyć obciążenia podatkowe. Zgodnie z zasadą: im więcej firmowych kosztów, tym niższy dochód i mniejszy podatek do zapłaty. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą przygotowano listę kosztów, które mogą stać się narzędziem optymalizacji podatkowej.
Co to jest koszt firmowy?
Kosztami firmowymi są wydatki, które bezpośrednio wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą uzyskaniu lub zachowaniu przychodów. Należy jednak pamiętać, że niektóre wydatki, np. reprezentacyjne czy związane z grzywnami, nie mogą być zaliczane do kosztów firmowych zgodnie z przepisami (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT(i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki firmowe zmniejszają podstawę opodatkowania, co przekłada się na niższy podatek.
Poniżej znajdują się propozycje wydatków, które można uwzględnić w kosztach działalności:
1. Rejestracja i miejsce prowadzenia działalności
Koszty obejmują opłaty za adres rejestracyjny lub wynajem biurka coworkingowego. Można także wydzielić część prywatnego lokalu na cele firmowe, co pozwala na odliczenie kosztów czynszu, mediów czy odsetek od kredytu, proporcjonalnie do powierzchni przeznaczonej na wykonywanie działalności gospodarczej.
2. Sprzęt elektroniczny i biurowy
Do kosztów firmowych można zaliczyć komputery, monitory, tablety, smartfony, drukarki oraz różne akcesoria biurowe, takie jak klawiatury, myszki, słuchawki czy stacje dokujące. Wyposażenie swojego stanowiska pracy w niezbędne do wykonywania przedmiotu działalności sprzęt. Dodatkowo urządzenia, które mogą być wykorzystywana do prezentacji dla klientów taki jak telewizor z możliwością podłączenia do telefonu, projektor, a także smartwatche czy drony.
3. Oprogramowanie
Licencje na oprogramowanie są istotną pozycją w kosztach każdego przedsiębiorcy. Do kosztów można zaliczyć nie tylko standardowe oprogramowanie biurowe, jak Microsoft Office, ale również specjalistyczne czy programy graficzne jak Photoshop oraz przechowywanie danych w chmurze.
4. Rozmowy telefoniczne i Internet
Abonamenty za telefon i Internet (zarówno stacjonarny, jak i mobilny) również kwalifikują się jako koszty działalności gospodarczej, jeśli są wykorzystywane w celach firmowych. Usługi wirtualnej asystentki mogą skutecznie ułatwić przedsiębiorcy delegowanie zadań przy niższych kosztach zatrudnienia takiej osoby.
5. Artykuły biurowe
Kosztami są także niezbędne materiały, takie jak tonery, papier biurowy, segregatory, koperty oraz pozostałe akcesoria biurowe.
6. Szkolenia i kursy
Inwestycja w rozwój osobisty i zawodowy może zostać wliczona w koszty, jeśli jest związana z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorca może odliczyć m.in. koszty udziału w konferencjach, kursach specjalistycznych, kursach językowych czy zakup literatury branżowej. Zaznaczyć tutaj trzeba, że nie mogą to być szkolenia ogólne, a zwiększające wiedzę specjalistyczną i niezbędną do świadczenia usług.
7. Marketing i reklama
Reklama w Internecie, np. Google Ads, Facebook Ads, zakup domeny internetowej, certyfikatu SSL, koszty projektów logotypów i materiałów reklamowych, stworzenie strony internetowej, sesje biznesowe – to wszystko można wliczyć do kosztów działalności.
8. Podróże służbowe i spotkania z klientami
Koszty podróży służbowych, w tym bilety lotnicze, kolejowe, faktury hotelowe, rozliczenie diety oraz koszty posiłków z klientami, są również zaliczane do kosztów firmowych. Przedsiębiorca może także wliczyć w koszty spotkania z klientami w restauracjach.
9. Samochody
Przedsiębiorcy mogą wliczać w koszty m.in. wydatki na paliwo, leasing samochodu, jego amortyzację oraz naprawy i serwis, autostrady. Możliwe jest również rozliczanie kosztów używania prywatnego samochodu do celów firmowych w 20% wartości wydatków.
10. Ubezpieczenia i składki
Ubezpieczenia OC, AC czy NNW związane z samochodem firmowym oraz ubezpieczenia majątku firmowego czy OC przedsiębiorcy mogą być uwzględniane jako koszty działalności.
11. Pozostałe środki transportu
Jeśli firma wykorzystuje inne środki transportu, np. rower, hulajnogę czy skuter lub motocykl, można wliczyć w koszty ich zakup, leasing oraz utrzymanie.
12. Usługi finansowe i prawne
Opłaty bankowe, prowizje związane z płatnościami online, koszty usług księgowych, doradztwa podatkowego oraz wsparcia prawnego także mogą być wliczone w koszty działalności.
Dlaczego warto wiedzieć co jest kosztem uzyskania przychodu?
Odpowiednie zarządzanie kosztami może znacząco obniżyć wysokość podatku dochodowego. Im więcej kosztów związanych z działalnością, tym niższy podatek do zapłaty, co ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców opodatkowanych według stawki 12%, 32% lub podatku liniowego 19%. Koszty firmowe zmniejszają przychód o wartość wydatków, wpływając na obniżenie podstawy opodatkowania i pozostawiając więcej środków na rozwój firmy.
Przy odpowiednim zaplanowaniu wydatków, nawet programista na ryczałcie może skorzystać z ulg, odzyskując VAT z zakupionych usług i towarów.
Dzięki świadomości możliwych kosztów, przedsiębiorca może nie tylko usprawnić swoje finanse, ale także skutecznie zoptymalizować podatki, pozostawiając więcej środków na rozwój i inwestycje w działalność.