Faktura uproszczona to dokument księgowy, który pozwala na szybkie i wygodne dokumentowanie sprzedaży o niskiej wartości. Dzięki uproszczonemu zakresowi danych jej wystawienie jest prostsze niż standardowej faktury VAT. Warto pamiętać, że nie każdy może z niej skorzystać, a nieprawidłowe stosowanie może prowadzić do błędów w rozliczeniach podatkowych. Co w takim razie powinna zawierać faktura uproszczona? Kiedy można ją wystawić, a kiedy lepiej wybrać pełną fakturę VAT? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym tekście.
Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to specjalny rodzaj faktury VAT, który pozwala na szybkie i łatwe dokumentowanie sprzedaży o niewielkiej wartości. Można ją wystawić, jeśli łączna kwota brutto transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Główną zaletą tego dokumentu jest mniejsza liczba wymaganych danych, co znacznie upraszcza proces wystawienia faktury, a jednocześnie wystarcza do prawidłowego rozliczania podatku VAT.
Czy faktura uproszczona jest obowiązkowa?
Nie – sprzedawca sam decyduje, czy chce skorzystać z tego rozwiązania czy nie. Jeśli jednak klient, np. firma lub inny przedsiębiorca, zażąda pełnej faktury VAT, sprzedawca ma obowiązek ją wystawić, nawet jeśli wartość transakcji jest niższa niż 450 zł.
Dlatego w praktyce faktura uproszczona sprawdza się przede wszystkim w sytuacjach, gdy klient nie potrzebuje szczegółowego dokumentu do rozliczeń księgowych. Takie rozwiązanie stosuje się np. w sklepach, salonach usługowych czy punktach gastronomicznych, gdzie obsługiwanych jest wiele drobnych transakcji.
| Ekspert radzi: Faktura uproszczona to świetne rozwiązanie dla firm, które obsługują dużą liczbę klientów i nie chcą tracić czasu na zbędne formalności. Warto jednak pamiętać, że nie każdy nabywca będzie mógł ją wykorzystać do celów księgowych – jeśli klientem jest firma, lepiej upewnić się, czy nie będzie wymagała pełnej faktury VAT. |
Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?
Aby móc wystawić fakturę uproszczoną, należy spełnić dwa kluczowe warunki:
- Kwota należności ogółem (brutto) nie może przekroczyć 450 zł lub 100 euro – faktura uproszczona nie może być stosowana przy transakcjach o wyższej wartości.
- Dokument zawiera dane umożliwiające określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek VAT – choć nie musi zawierać pełnej wartości netto czy stawiki VAT, musi pozwalać na ich jednoznaczne określenie.
Warto pamiętać, że faktury uproszczonej nie można stosować w przypadkach:
- sprzedaży wysyłkowej i wewnątrzwspólnotowej dostawców towarów (WDT) – transakcje zagraniczne wymagają pełnej faktury VAT,
- eksportu towarów – faktura musi spełniać pełne wymogi celne i podatkowe,
- transakcji objętych odwrotnym obciążeniem VAT – np. sprzedaży złomu, elektroniki czy usług budowlanych, gdzie podatek rozlicza nabywca.
Przykłady zastosowania faktury uproszczonej (Case Study)
Przykład 1 – sklep z elektroniką
Pan Tomasz prowadzi sklep z akcesoriami komputerowymi. Klient kupuje myszkę i klawiaturę za łącznie 320 zł brutto. Chce otrzymać dokument potwierdzający zakup na firmę.
Ponieważ wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto, Pan Tomasz może wystawić fakturę uproszczoną, podając jedynie NIP nabywcy, kwotę brutto i opis towaru – bez konieczności podawania szczegółowych wartości netto i VAT.
Przykład 2 – sklep internetowy (sprzedaż wysyłkowa)
Pani Anna prowadzi sklep internetowy z ubraniami. Klient zamawia koszulę za 249 zł i chce otrzymać fakturę.
Pani Anna nie może wystawić faktury uproszczonej, ponieważ sprzedaż wysyłkowa wymaga pełnej faktury VAT. Dlaczego? Przy sprzedaży wysyłkowej klienci często kupują produkty do celów firmowych i potrzebują faktury VAT do pełnego odliczenia podatku.
Co zawiera faktura uproszczona?
Faktura uproszczona musi zawierać minimalny zestaw danych wymagany przez przepisy podatkowe. Poniżej przedstawiamy porównanie faktury uproszczonej i pełnej faktury VAT:
| Element | Faktura uproszczona | Faktura pełna |
| Data wystawienia | ✔️ | ✔️ |
| Numer faktury | ✔️ | ✔️ |
| NIP sprzedawcy | ✔️ | ✔️ |
| NIP nabywcy | ✔️ | ✔️ |
| Data dokonania dostawy/usługi | ✔️ (jeśli inna niż data faktury) | ✔️ |
| Nazwa towaru lub usługi | ✔️ | ✔️ |
| Kwota należna brutto | ✔️ | ✔️ |
| Cena jednostkowa netto | ❌ | ✔️ |
| Miara i ilość dostarczonych towarów | ❌ | ✔️ |
| Stawka VAT | ❌* | ✔️ |
| Kwota VAT dla każdej stawki | ❌* | ✔️ |
| Kwota netto | ❌ | ✔️ |
| Ważne! Faktura uproszczona nie musi zawierać stawki VAT ani wartości netto, pod warunkiem, że nie można jej jednoznacznie określić na podstawie dokumentu (np. kwoty brutto i odpowiedniego oznaczenia). |
Obowiązkowe elementy faktury uproszczonej:
- data wystawienia – pozwala określić momenty sprzedaży i obowiązek podatkowy,
- numer faktury – unikalny numer nadany zgodnie z kolejnością wystawiania faktur,
- NIP sprzedawcy – numer identyfikacyjny przedsiębiorcy wystawiającego fakturę,
- NIP nabywcy – zamiast pełnych danych klienta wystarczy podać jego numer identyfikacyjny (NIP),
- data dokonania dostawy lub wykonania usługi – jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwa towaru lub usługi – choć nie musi być szczegółowa, powinna umożliwiać identyfikację sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
- kwota należności brutto – całkowita wartość transakcji zawierająca podatek VAT.
Czego faktura uproszczona nie musi zawierać?
- imienia i nazwiska nabywcy oraz jego adresu – wystarczy sam NIP,
- ceny jednostkowej netto – w uproszczonych transakcjach nie trzeba wyszczególniać wartości pojedynczych sztuk towaru,
- miary i ilości sprzedanych towarów lub usług – nie trzeba podawać liczby sprzedanych produktów czy zakresu wykonanej usługi,
- kwoty netto i stawki VAT – nie muszą być wyszczególnione o ile na podstawie faktury można określić wartość podatku.
Paragon z NIP jako faktura uproszczona
Ciekawostką jest to, że od 1 stycznia 2020 roku, jeśli paragon fiskalny zawiera NIP nabywcy i wartość transakcji nie przekracza 450 zł (100 euro), może on być uznany za fakturę uproszczoną. Oznacza to, że kupujący nie musi występować o dodatkową fakturę VAT.
Jednak warto pamiętać, że paragon bez NIP-u nabywcy nie może być przekształcony w fakturę uproszczoną. Jest to ważne z punktu widzenia przedsiębiorców, którzy dokonują zakupów na firmę i chcą odliczyć VAT.
Faktura uproszczona a JPK V7 – obowiązki księgowe
Od października 2020 roku wprowadzono Jednolity Plik Kontrolny (JPK V7), który połączył dotychczasowe deklaracje VAT-7 i VAT-7K z ewidencją VAT. Nowe regulacje wprowadziły konieczność szczególnego oznaczania faktur uproszczonych, co ma na celu ułatwienie kontroli skarbowej i poprawienie przejrzystości rozliczeń podatkowych.
Jak ujmować faktury uproszczone w JPK V7?
Faktury uproszczone, ze względu na ograniczony zakres danych, wymagają specjalnego oznaczenia w pliku JPK V7. Właściwa ewidencja tych dokumentów jest kluczowa dla uniknięcia błędów księgowych i problemów w przypadku kontroli podatkowej.
Najważniejsze zasady dotyczące ewidencji faktur uproszczonych w JPK V7:
- Faktury uproszczone należy oznaczyć kodem “FP” – czyli jako faktury wystawione do paragonów fiskalnych. To oznacza, że ich wartość nie jest ujmowana osobno w ewidencji VAT, lecz wchodzi w sumę sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej.
- Nie są ujmowane jako oddzielne pozycje w ewidencji VAT – – faktura uproszczona jest traktowana jako część raportu z kasy fiskalnej, a nie jako samodzielny dokument w JPK V7. Dzięki temu unika się podwójnego raportowania tej samej sprzedaży.
- Faktura uproszczona bez NIP-u nabywcy nie stanowi podstawy do odliczenia VAT – jeśli nabywca jest przedsiębiorcą i chce odliczyć VAT, konieczne jest, aby na fakturze znalazł się jego numer NIP. Bez tego dokument może być traktowany jedynie jako zwykły paragon fiskalny, a nie jako faktura VAT.
- W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych), faktura uproszczona nie jest osobno raportowana w JPK V7 – oznacza to, że jeśli nabywca nie podał NIP-u, transakcja będzie ujęta tylko w zbiorczym raporcie z kasy fiskalnej (tzw. raport okresowy).
Podsumowanie
Faktura uproszczona to dokument, który można wystawić dla transakcji o wartości do 450 zł brutto (100 euro), pod warunkiem, że umożliwia określenie kwoty podatku VAT. Zawiera mniej informacji niż standardowa faktura VAT, co upraszcza proces księgowania, ale nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Od 2020 roku obowiązują zasady ewidencjonowania faktur uproszczonych w JPK V7, gdzie należy oznaczyć je kodem „FP”, a dodatkowo paragon z NIP-em do 450 zł może być uznany za fakturę uproszczoną.