Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) to marzenie wielu osób pragnących prowadzić własny biznes. Jednak proces ten, choć pozornie prosty, skrywa wiele pułapek, które mogą przynieść przedsiębiorcy niepotrzebne koszty i problemy. Oto najczęściej popełniane błędy, których warto unikać na początku biznesowej drogi:
1. Brak sprawdzenia nazwy firmy
Wybór nazwy firmy jest kluczowy, jednak wielu przedsiębiorców rejestruje działalność bez wcześniejszego sprawdzenia, czy nazwa jest już zarezerwowana. Może to prowadzić do konfliktów z innymi firmami, problemów prawnych, a nawet konieczności zmiany nazwy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Zanim zdecydujesz się na konkretną nazwę, sprawdź jej dostępność w wyszukiwarce CEIDG, bazie KRS, Urzędzie Patentowym i wyszukiwarce domen np. home.pl
2. Nieuzyskanie dotacji
Dotacje mogą pomóc w początkowej fazie działalności, ale nie każdy może je otrzymać. Zazwyczaj wymagają one statusu osoby bezrobotnej lub spełnienia innych kryteriów. Warto sprawdzić możliwości w lokalnym urzędzie pracy, na stronie praca.gov.pl oraz na stronach Funduszy Europejskich, gdzie mogą być dostępne dodatkowe formy wsparcia, takie jak pożyczki preferencyjne.
3. Zakładanie firmy w urzędzie zamiast online
Proces zakładania działalności gospodarczej można przeprowadzić przez internet, co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć kolejek w urzędach. Platforma biznes.gov.pl umożliwia szybkie złożenie wniosku, a także wprowadzanie przyszłych zmian w działalności bez potrzeby osobistej wizyty.
4. Przedwczesna rejestracja
Warto pamiętać, że ZUS nalicza składki już od miesiąca, w którym zarejestrowano działalność, nawet jeśli faktyczna działalność gospodarcza jeszcze się nie rozpoczęła. Jeśli firma ma wystartować później, w formularzu można wyznaczyć przyszłą datę rozpoczęcia działalności. Dzięki temu nie trzeba płacić składek za miesiące, w których firma de facto nie działała.
5. Ujawnienie prywatnych danych kontaktowych
Dane kontaktowe podane przy rejestracji firmy są widoczne publicznie w wyszukiwarce CEIDG. Aby chronić swoją prywatność, warto zaznaczyć odpowiednią opcję w formularzu ‘zgoda na opublikowanie danych kontaktowych w rejestrze CEIDG’ lub skorzystać z usług wirtualnego biura, które oferuje adres korespondencyjny. Dzięki temu można uniknąć publikacji prywatnych danych.
6. Niekorzystna forma opodatkowania
Wybór formy opodatkowania wpływa na wysokość obciążeń podatkowych. Można wybierać spośród skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu. Każda forma ma swoje plusy i minusy, dlatego warto skonsultować wybór z doradcą podatkowym, aby optymalnie dostosować formę opodatkowania do profilu działalności i wysokości przychodów.
7. Zakaz korzystania z niektórych form opodatkowania
Dla niektórych branż prawo nie pozwala na wybór wszystkich form opodatkowania. Na przykład osoby prowadzące apteki czy sprzedające części samochodowe nie mogą korzystać z ryczałtu. Podobnie osoby świadczące usługi dla byłego pracodawcy mogą mieć ograniczenia w wyborze opodatkowania. Warto więc upewnić się, że wybrana forma jest dozwolona dla planowanej działalności.
8. Brak wyboru formy opodatkowania
Jeśli przy rejestracji działalności nie wybierzesz formy opodatkowania, zostaniesz automatycznie przypisany do skali podatkowej. Jest to często niekorzystne, szczególnie jeśli planowałeś korzystać z ryczałtu lub podatku liniowego. Istnieje możliwość korekty, ale należy ją wprowadzić najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu.
9. Niezarejestrowanie do VAT mimo obowiązku
Zwolnienie z VAT przysługuje przedsiębiorcom o przychodach poniżej 200 000 zł rocznie, jednak niektóre branże są objęte obowiązkiem rejestracji niezależnie od przychodu (np. usługi prawne). Dodatkowo, dla nowych firm próg zwolnienia jest liczony proporcjonalnie do dni prowadzenia działalności w pierwszym roku, co może wymagać rejestracji do VAT wcześniej, niż zakładano.
10. Błędne zaznaczenie pozycji w VAT-R
W formularzu VAT-R przedsiębiorcy wybierają między rejestracją do VAT a zwolnieniem z tego obowiązku. Błędy przy zaznaczaniu opcji w formularzu mogą skutkować koniecznością korekt, co może opóźniać działalność. Warto upewnić się, że wybrane pola są zgodne z profilem działalności.
11. Założenie firmy 1-go dnia miesiąca
„Ulga na start”, która pozwala przez pierwsze 6 pełnych miesięcy opłacać jedynie składkę zdrowotną, naliczana jest od pierwszego dnia miesiąca założenia firmy. Jeśli firma powstanie w trakcie miesiąca, ulga przysługuje dodatkowy miesiąc. Dla oszczędności lepiej unikać zakładania działalności pierwszego dnia miesiąca.
12. Brak zgłoszenia do ZUS
Po założeniu działalności należy zgłosić się do ZUS, co jest niezbędne do skorzystania z ulg w składkach. W przypadku „ulgi na start” zgłoszenie musi nastąpić w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Przekroczenie tego terminu skutkuje brakiem dostępu do ulgi.
13. Zgłoszenie do niewłaściwych składek ZUS
Osoby chcące skorzystać z „ulgi na start” powinny złożyć formularz ZUS ZZA z kodem 0540 (ubezpieczenie zdrowotne). Często jednak przez pomyłkę wybierany jest formularz ZUS ZUA, który włącza pełne składki na ubezpieczenie społeczne. Taka pomyłka uniemożliwia późniejszą korektę, przez co przedsiębiorca traci prawo do ulgi.
14. Brak pełnomocnika i zarządcy sukcesyjnego
W przypadku nagłej choroby lub wyjazdu pełnomocnik może podejmować decyzje i reprezentować firmę. Zarządca sukcesyjny jest natomiast odpowiedzialny za firmę po śmierci właściciela, co zapewnia jej płynność działania i umożliwia rodzinie podjęcie decyzji o dalszych krokach. Ustanowienie pełnomocnika czy zarządcy jest bezpłatne i wymaga aktualizacji CEIDG przez dołączenie odpowiedniego załącznika.
15. Używanie prywatnego e-maila
Używanie prywatnych adresów e-mail (np. z domen wp.pl, onet.pl) wygląda mało profesjonalnie i może wpłynąć na zaufanie klientów. Zakup firmowej domeny internetowej oraz używanie profesjonalnego adresu e-mail przyczynia się do budowy wizerunku wiarygodnej firmy.
16. Brak firmowego rachunku bankowego
W przypadku transakcji na kwoty powyżej 15 000 zł brutto przedsiębiorca musi korzystać z firmowego rachunku bankowego. Wymagane jest to również w przypadku płatności metodą podzielonej płatności (split payment). Korzystanie z prywatnego konta w takich sytuacjach jest niezgodne z prawem, dlatego warto założyć oddzielny rachunek bankowy dla firmy.
Podsumowując, unikanie powyższych błędów przy zakładaniu działalności gospodarczej może oszczędzić nowym przedsiębiorcom wiele problemów i kosztów. Uniknięcie tych błędów ułatwi rozpoczęcie działalności i pozwoli skoncentrować się na rozwoju biznesu bez dodatkowych trudności.